Wie kann ich die Zahlungseskalation konfigurieren?

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Um die Zahlungseskalation (Mahnwesen) zu konfigurieren, gehen Sie in den Einstellungen auf "Zahlung > Zahlungseskalation". Dort stellen Sie zuerst die Tage ein, bei der nach Überfälligkeit der Zahlung eine Aktion durchgeführt werden soll. Anschließend wählen Sie die gewünschte Aktion aus. Dort haben Sie die Wahl zwischen:

  • Webhook auslösen
  • Mahnung erstellen
  • Vertrag beenden

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Stellen Sie in der Zahlungseskalation die Aktion "Webhook auslösen" ein, so wird in diesem Schritt der Webhook "PaymentEscalated" ausgelöst. Dieser stellt keine eigene Mahnstufe dar, sondern kann als Zwischenschritt oder zum gleichen Zeitpunkt mit der Aktion "Mahnung erstellen" konfiguriert werden. Stellen Sie bei Verwendung sicher, dass der Webhook in den Einstellungen konfiguriert ist. 

Bei der Aktion "Mahnung erstellen" können Sie das gewünschte Mahnungstemplate für die jeweilige Eskalationsstufe aussuchen. Die Mahnungstemplates zu den einzelnen Mahnstufen sollten vor Konfiguration des Eskalationsprozesses unter "Einstellungen > Dokumente > Mahnungen" konfiguriert sein, damit Sie diese entsprechend auswählen können. Nachdem Sie das Mahnungstemplate ausgewählt haben können Sie außerdem auswählen, auf welchem Versandweg die Mahnung verschickt werden soll.

Hierbei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Standard: Hierbei wird die Standarsversandoption die in den Einstellungen unter Dokumente > Allg. Einstellungen hinterlegt ist angewandt
  • E-Mail: Die Mahnung wird per E-Mail versendet
  • Postversand: Die Mahnung wird über den Postweg versendet
  • Archivieren: Die Mahnung wird nicht versendet, steht dem Kunde aber über das Kundenportal zur Verfügung

Sie können zu jeder einzelnen Mahnstufe über die Versandart entscheiden und beispielsweise konfigurieren, dass die letzte Mahnung stets per Post verschickt wird. 

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Mit der Aktion "Vertrag beenden" können Sie einen Vertrag automatisch durch den Mahnlauf kündigen lassen, sollte die Mahnstufe erreicht werden. So kann der Vertrag "Sofort" oder "Nach aktueller Periode" gekündigt werden. Die aktuelle Periode umfasst hierbei den Zeitraum bis zum "Abgerechnet bis"-Zeitpunkt des Vertrages.

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Nachdem Sie den jeweiligen Eskalationsschritt konfiguriert haben klicken Sie auf das "+"-Symbol um den Schritt hinzuzufügen. Haben Sie alle Konfigurationen vorgenommen, sichern Sie Ihre Einstellungen mit "Speichern" ab.

Hinweise:

  • billwerk wendet ein vertragsbasiertes Forderungsmanagement an, dabei wird immer der Vertrag als Ganzes berücksichtigt und es werden nicht einzelne Rechnungen und Zahlungen für den Mahnlauf betrachtet.
    Im vertragsbasierten Forderungsmanagement wird jeweils die älteste offene Forderung angemahnt und ein Mahnlauf wird erst zurückgesetzt wenn der komplette Vertragssaldo ausgeglichen ist und nicht, wenn eine bestimmte Rechnung bezahlt wurde. Auch Folgerechnungen, deren Fälligkeitsdatum noch nicht erreicht ist, müssen ausgeglichen werden, damit die bereits gestartete Zahlungseskalation gestoppt und zurückgesetzt wird.

  • Bitte beachten Sie, dass manuelles Senden von Mahnungen alle nachfolgenden Eskalationsschritte um die Zeitspanne zwischen Erstellen und Absenden verzögert.
  • Die Zahlungseskalation in billwerk wird für alle Verträge mit überfälligen Forderungen ausgeführt. Wenn in beendeten Verträgen also überfällige offene Forderungen vorhanden sind, werden diese Verträge von der Zahlungseskalation berücksichtigt.
  • Wenn in einem Vertrag der Mahnprozess beginnt merkt sich der Vertrag den zum aktuellen Zeitpunkt vorhandenen Zahlungseskalationsprozess. Sie können den Eskalationsprozess also ändern bzw. erweitern, ohne das sich dies auf laufende Mahnverfahren auswirkt. 
    • Wenn der Mahnprozess in dem Vertrag dann zurückgesetzt wird, wird beim nächsten Mahnlauf der neue Eskalationsprozess angewendet. 
  • Bei Eskalationsschritten der Art "Vertrag beenden" "Sofort" entstehen in der Regel Gutschriften, da die Verträge bereits für einen Zeitraum in der Zukunft abgerechnet waren und der Service nun vorzeitig gekündigt wird. 
  • Im Fall wenn Sie bereits längere Zeit billwerk verwenden, ohne eine Zahlungseskalation konfiguriert zu haben und offene Forderungen bestehen, wird nach neuer Konfiguration der Zahlungseskalation für alle Verträge mit offenen Forderungen die Zahlungseskalation gestartet. Wenn z.B. eine Mahnung nach 14 Tagen konfiguriert wird, erhalten alle Verträge, deren Forderungen schon 14 Tage überfällig sind sofort die Mahnung.
  • Wenn eine weitere Forderung im bereits eskalierten Vertrag überfällig wird, geht die Eskalation nicht aus diesem Grund in die nächste Stufe. Die Eskalation geht in die nächste Stufe, wenn die erste angemahnte Zahlung eine bestimmte Anzahl von Tagen überfällig ist. Die Anzahl dieser Tage muss zunächst in den Zahlungseinstellungen definiert werden.
  • Gleichzeitig kann nur ein einziges Eskalationsverfahren laufen.
  • Die Posten, die nach Beginn der Eskalation überfälligen wurden, werden in das nächste Mahndokument aufgenommen. Das nächste Mahndokument enthält somit alle überfälligen Posten.
  • Sie können in der E-Mail, mit der Ihre Mahnung versendet wird, den Kunden anweisen, dass der ganze Kontosaldo zu begleichen ist und nicht nur die überfälligen Beträge. Hierfür ist der Platzhalter "Balance" in der E-Mail-Vorlage hilfreich.
  • Wenn Sie den Kunden nur den überfälligen Posten und nicht den ganzen Kontosaldo ausgleichen lassen möchten, können Sie nach Bezahlung der überfälligen Forderung die Eskalation im Vertrag manuell zurücksetzen.

Schwellwert

Zusätzlich können Sie für jede verwendete Währung einen Schwellwert einstellen, ab dem die Zahlungseskalation gestartet werden soll. Wenn Sie Ihre Mahnungen per Briefpost verschicken, können Sie so vermeiden, Mahnungen zu versenden, die einen niedrigeren Wert besitzen als die Portokosten.

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Wählen Sie dazu einfach einen beliebigen Betrag pro Währung und klicken auf "Speichern".

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