1. Einführung
Steuerregeln werden definiert, um Sie einer Kategorie von Produkten zuzuordnen, die steuerlich gleich behandelt werden (z.B. elektronische Service oder Bücher). Um eine neue Steuerregel für Ihr Produkt zu hinterlegen oder eine bestehende Regel zu verwalten, gehen Sie in den Einstellungen auf "Zahlung > Steuern". Falls Sie verschiedene Produkte anbieten, die unterschiedliche Steuersätze benötigen, können Sie z.B. eine Steuerregel mit verminderter Mehrwertsteuer und eine Steuerregel mit regulärer Mehrwertsteuer konfigurieren. Standardmäßig gibt es zwei vorkonfigurierte Steuerregel für "Chargeback Fee" (Rücklastschriftgebühren) und für Services (Dienstleistungen). Die Steuerregel für "Chargeback Fee" definiert die Besteuerungsregel von Gebühren aus Rücklastschriften (Chargebacks). Werden vom System festgestellte Rücklastgebühren von Ihnen in Rechnung gestellt, wird automatisch diese Steuerregel angewandt. Um eine neue Steuerregel anzulegen, klicken Sie dazu auf "Steuerregel hinzufügen" oder klicken Sie auf den "Bearbeiten"-Button, um eine bestehende Steuerregel anzupassen.
2. Vorkonfiguration Steuerregeln
Innerhalb einer Steuerregel können Sie folgende Einstellungen treffen:
Interner Name: Definiert den internen Namen der Steuerregel
Ist OSS anwendbar: Wenn die Option aktiviert ist, werden die Umsätze für alle Produkte, bei denen diese Steuerregel hinterlegt ist, im OSS-Report mit ausgegeben.
Rechnungszeilen zerteilen wenn sich der Steuersatz ändert: Wenn der Leistungszeitraum einer Rechnungsposition den Gültigkeitsbereich von verschiedenen MwSt.-Sätzen umfasst (z.B. gelten in Deutschland bis zum 01.07.2020 19 % MwSt., vom 01.07.2020 16 % MwSt. und ab dem 01.01.2021 wieder 19 %) wird bei Aktivierung dieser Option die Rechnungsposition automatisch nach den definierten Daten geteilt und es wird pro geteilter Rechnungsposition der dann zu dem Datum gültige Steuersatz auf der Rechnung angewendet.
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- Beispiel: Bei einer Rechnung mit Leistungszeitraum vom 29.06.2020 bis zum 29.06.2021 wird vom 29.06.2020 bis zum 01.07.2020 ein Steuersatz von 19 % für die Rechnungsposition auf der Rechnung ausgegeben, vom 01.07.2020 bis zum 01.01.2021 wird die Rechnungposition mit 16 % ausgewiesen und vom 01.01.2021 bis zum 29.06.2021 wird der restliche Zeitraum wieder mit 19 % abgerechnet. Dadurch entstehen drei getrennte Rechnungspositionen mit dem jeweils gültigen Steuersatz.
- Hinweis: Dieses Vorgehen ist nur unter sehr speziellen Voraussetzungen anwendbar. Besprechen Sie die Teilung von Rechnungspositionen vor Aktivierung mit Ihrem Steuerberater.
Reverse Charge: Definiert, ob Reverse-Charge innerhalb dieser Steuerregel angewendet werden soll
- Deaktiviert: Reverse-Charge wird für Produkte mit dieser Steuerregel nicht angewendet
- Reverse-Charge: Reverse-Charge wird für Produkte mit dieser Steuerregel angewendet und ein Hinweis zu Reverse-Charge wird auf den Belegen ausgegeben.
Dieses Verfahren ist in der Regel anzuwenden, wenn Sie digitale Güter und Dienstleistungen vertreiben. - Intra EU supply of goods and services: Es werden Belege für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung ausgestellt und ein Hinweis dazu auf den Belegen ausgegeben. Dieses Verfahren ist üblicherweise anwendbar, wenn Sie physische Güter und Dienstleistungen vertreiben.
- Gesperrte Länder: Über die Länderliste kann gesteuert werden, für welche Länder Reverse-Charge angewendet werden soll oder welche Länder davon ausgenommen werden sollen. Standardmäßig ist Reverse-Charge für das Vereinigte Königreich (GB) und Nordirland deaktiviert und kann aktiviert werden, indem die Länder von der Liste der gesperrten Länder entfernt werden.
Hinweis: Reverse Charge wird automatisch angewendet, wenn der Kunde eine valide VAT ID im unterstützen Land hat und vom VAT-Land des Händlers abweicht und nicht deaktiviert wurde. Unterstützte Länder sind Mitglied der Europäischen Union, die Schweiz, Nord-Irland und das Vereinigte Königreich. VAT IDs von EU-Mitgliedern und Nord-Irland werden automatisch über VIES validiert. Für andere Länder ist der Händler in der Verantwortung, dass die VAT ID nur dann vorhanden ist, wenn sie rechtmäßig auf Reverse Charge angewendet werden kann.
Hinweis: Möchten Sie das Reverse Charge Verfahren für die Steuerregel aktivieren so ist es notwendig, dass Sie in Ihren Account Einstellungen eine VAT ID in Ihren Unternehmensdaten einpflegen. Für weitere Details schauen Sie in folgenden Artikel: Wie kann ich meine Unternehmensdaten hinterlegen?
2.1 Verschiedene Steuersätze für verschiedene Länder
Sie können für jedes Land auf der Welt einen eigenen Steuersatz innerhalb der gewählten Steuerregel in billwerk anlegen. Hierbei werden Länder innerhalb (Europäische Union) und außerhalb der EU (Welt) getrennt voneinander dargestellt. Um Steuersätze anzulegen gehen Sie folgendermaßen vor. Wählen Sie zunächst über das entsprechende Drop-Down Feld ein Land aus, für das Sie einen Steuersatz anlegen möchten und klicken Sie anschließend auf den "Hinzufügen"-Button.
Geben Sie anschließend über das Drop-Down Feld Definition an um welche Steuerdefinition es sich handelt. Hier stehen Ihnen "Vat" und weitere unversteuerte Definitionen zur Auswahl. Haben Sie unter der Definition "Vat" ausgewählt, können Sie nun im Feld "Satz" den entsprechend gültigen Steuersatz hinterlegen.
Neben den spezifisch für einzelne Länder definierten Steuersatz existiert jeweils ein Fallback Steuersatz für "Restliche EU" und "Restliche Welt". Dieser wird automatisch verwendet sobald in einem Land Buchungen angefallen sind, für das keine explizite Steuerdefinition konfiguriert wurde.
Neben dem allgemein gültigen Steuersatz eines Landes ist es zusätzlich möglich zeitlich geltende Steuersätze zu definieren. So können Sie beispielweise nachdem der allgemeine Steuersatz von 19% für Deutschland hinterlegt wurde über die Auswahl "Land hinzufügen" erneut Deutschland auswählen und mit einer Datumsauswahl den Zeitpunkt definieren , ab wann ein abweichender Steuersatz gültig sein soll (z.B. 16 % ab dem 01.07.2020). Damit können Änderungen in der Zukunft für Mehrwertsteuersätze bereits vorkonfiguriert werden und müssen nicht händisch zu einem Stichtag durchgeführt werden.
2.2 Auswahl der Besteuerung und Anwendung Reverse-Charge-Verfahren
billwerk ermittelt automatisch den anzuwendenden Steuersatz für eine Rechnung. Das generelle Vorgehen dazu ist hier beschrieben.
In welchen Fällen billwerk das Reverse-Charge-Verfahren anwendet, können Sie hier nachlesen.
2.3 Rücklastschriftgebühren
Für Rücklastschriftgebühren (Chargeback Fee) gibt es eine vorkonfigurierte separate Steurregel. Hier ist für alle Kunden innerhalb und außerhalb der EU ein Steuersatz mit 0 % vordefiniert. Als Beschriftung auf der Rechnung wird für Rücklastschriftgebühren "Gebühr" ausgegeben.
3. Konfiguration Steuerdefinitionen
Steuerdefinitionen beschreiben Steuerarten oder Gründe für Steuerausnahmen, die auf Ihr Produkt angewendet werden. Der interne Name wird in der UI angezeigt, die Beschreibung wird auf den Belegen ausgegeben. Es gibt fünft verschiedene Arten von Steuerdefintionen:
- MwSt
- Unbesteuert
- Reverse Charge
- Spezielle
- Externe Steuerberechnung
Bereits vordefiniert ist hier die Steuerart Mehrwertsteuer und eine Reihe von Steuerausnahmen. Sollten in Ihren Geschäftsprozessen weitere Ausnahmen für unbesteuerte Beträge existieren, können Sie diese im Bereich „Unbesteuert“ über den "Hinzufügen"-Button erstellen. Hier können Sie einen internen Namen und einen Beschreibungs-Text für die Rechnungen hinterlegen. Anschließend können Sie die Steuerdefinition in einer Steuerregel verwenden.
