Wie kann ich einem Kunden Geld erstatten?

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Erstattungen in billwerk ausführen

Wenn Sie Ihrem Kunden Geld erstatten möchten, können Sie aus billwerk heraus die Zahlung auslösen und müssen in vielen Fällen nicht über Ihr Online-Banking gehen. Das Verfahren erfordert jedoch bestimmte Vorraussetzungen:

  • Nicht jeder Zahlungsanbieter bietet Erstattungen an. Dies ist momentan mit Payone, Stripe, Unzer, Wordline, PayPal, GoCardless möglich.
  • Es können nur Kreditkartenzahlungen, Lastschriftzahlungen und PayPal-Zahlungen erstattet werden.
  • Es muss eine erfolgreiche Zahlung über den Zahlungsanbieter durchgeführt worden sein, da eine Erstattung sich immer auf eine vorherige Zahlung bezieht.
  • Die Zahlung muss vollständig durchgeführt worden sein. Falls z.B. eine Lastschriftzahlung erst kurz vorher angestoßen wurde, ist diese eventuell noch nicht bei der Bank des Kunden eingegangen. Daher müssen Sie unter Umständen mehrere Tage warten, bis eine Erstattung durchgeführt werden kann.
  • Der Betrag der Erstattung kann maximal so hoch sein, wie die über den Zahlungsdienstleister durchgeführten Zahlungstransaktion.
  • Die ursprüngliche Zahlung darf nicht zu alt sein. Zahlungstransaktionen, die mehrere Jahre zurückliegen, lassen sich unter Umständen nicht erstatten.
  • Eine Erstattung kann immer nur auf das ursprüngliche Zahlungsmittel durchgeführt werden. Falls sich das Zahlungsmittel mittlerweile geändert hat, wird das Geld nicht auf das neue Zahlungsmittel erstattet.
  • Lastschriftzahlungen die verzögert ausgeführt werden und daher erst geplant sind, können ebenfalls nicht erstattet werden. Die verzögerte Zahlung kann noch abgebrochen werden, indem in den Vertragsdetails der Schalter für "Wiederk. Zahlungen" ausgeschaltet wird. Im darauhin geöffneten Popup-Fenster muss dann: "Transaktionen abbrechen" ausgewählt werden.

Um eine Erstattung auszuführen, gehen Sie in die Vertragsdetails des gewünschten Kunden und klicken auf "Aktion durchführen > Erstattung"

Erstattung.png

Im Erstattungs-Menü sehen Sie dann das verfügbare Guthaben, welches Erstattet werden kann. Dies ist auch der maximale Betrag der durchführbar ist. Geben Sie den gewünschten Betrag ein und klicken auf "Erstattung".

Erstattung2.png

Damit ist der gewünschte Betrag an den Kunden erstattet.

Sollte es zu einem Problem bei der Erstattung  kommen, können Sie in den Logs den Grund für die fehlgeschlagene Erstattung einsehen.

Hinweis: Das System führt in keinen Fällen automatisch eine Erstattung durch. Der Prozess muss immer manuell ausgelöst werden.

Externe Erstattungen ausführen

Sollte die Erstattung aus einem der obigen oder sonstigen Gründen nicht möglich sein, muss der zu erstattende Betrag außerhalb von billwerk, z.B. direkt über das Händlerportal des Zahlungsanbieters oder über ein eigenes Online-Banking durchgeführt werden. Die externe Erstattung kann anschließend in billwerk erfasst werden.

 

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