Wie unterscheiden sich Trigger-, Confirmation-, und Booking-Date bei Zahlungen voneinander?

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Bei Zahlungen, vor allem bei Verwendung von Zahlungsdienstleistern, werden verschiedene Daten zu den jeweiligen Vorgängen an unterschiedlicher Stelle prozessiert. Hierdurch lässt sich nachvollziehen, an welcher Stelle eine Zahlung wann und wie verarbeitet wurde. Diese Daten werden in den Reports von billwerk entsprechend berücksichtigt und verarbeitet. 

Für die Reports werden drei verschiedene Datumsangaben zu einer Zahlung ausgewertet. Wir betrachten hierbei lediglich die Daten betreffend des Bankkontos Ihres Endkunden sowie Ihres eingerichteten Kontos beim Zahlungsdienstleister. Ihr Konto bei der Hausbank wird hierbei nicht berücksichtigt.

Trigger Date

Das Trigger Date bezeichnet den Zeitpunkt, an dem der Zahlungsdienstleister den Zahlungseinzug auf dem Konto des Endkunden ausgelöst hat.

Confirmation Date

Wurde der Zahlungsbetrag erfolgreich beim Endkunden eingezogen und auf Ihrem Konto beim Zahlungsdienstleister registriert, so wird billwerk durch den Zahlungsdienstleister informiert und bestätigt die Zahlung im billwerk UI. Das Confirmation Date beschreibt hierbei den Zeitpunkt zu dem der Zahlungsdienstleister die Bestätigung an billwerk übermittelt.

Booking Date

Das Booking Date übermittelt den Zeitpunkt an dem die Zahlung des Endkunden tatsächlich auf Ihrem Konto beim Zahlungsdienstleister eingegangen und verbucht wurde. Wurde kein Booking Date vom Zahlungsdienstleister an billwerk übermittelt, wird hier das Confirmation Date herangezogen. In den meisten Fällen werden das Confirmation- und Booking Date das gleiche sein, vor allem bei Zahlungen per Lastschrift, Kreditkarte oder PayPal. 

Beispiel: PayOne hat am 1.11.21 eine Zahlung beim Endkunden angestoßen (Trigger Date). Am 12.11.21 wurde billwerk von PayOne darüber informiert, dass der Zahlungsbetrag auf dem PayOne Konto eingegangen ist, ohne näher zu spezifizieren wann. In diesem Fall würde sowohl für das Confirmation Date als auch das Booking Date der 12.11.21 definiert werden.

 

Anzeige im Vertragskonto eines Kunden in billwerk

Im Vertragskonto eines Kunden werden die jeweiligen Daten einer Zahlung ebenfalls berücksichtigt und angezeigt. Hierbei beschreibt das Datum in der Spalte "Erzeugt am" das Trigger Datum. Das "Datum" in der Spalte rechts daneben gibt entweder das Confirmation oder Booking Date an, je nachdem was vom Zahlungsdienstleister an billwerk übergeben wurde. Ist an dieser Stelle kein Datum angegeben, so ist die Zahlung noch unbestätigt und auch als solche in der Spalte "Status" gekennzeichnet. 

Beispiel bestätigte Zahlung:

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Beispiel noch unbestätigte Zahlung:

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Auswirkungen auf billwerk Reports

Erst wenn eine Zahlung in billwerk als bestätigt angezeigt wird, hat das System auch die Information erhalten, dass die Zahlung wirklich durchgeführt wurde. Das hat auch Auswirkungen auf die Ergebnisse der billwerk Reports wie beispielsweise den FiBu- oder auch den Offene Posten-Report. So wird eine unbestätigte Zahlung weiterhin im Offene Posten-Report und nicht im FiBu-Export angezeigt. Erst wenn die Zahlung in billwerk als bestätigt angezeigt wird, ändert sich das Verhalten und die Zahlung erscheint stattdessen nicht mehr im Offene Posten-Report, dafür wiederum im FiBu-Export.

Im FiBu-Export wird als ideales Buchungsdatum das Booking Date verwendet wenn es vom Zahlungsdienstleister übermittelt wurde. Ist dies nicht der Fall, so wird stattdessen das Confirmation Date verwendet.

 

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