Wie funktioniert die Abschreibungsfunktion?

Folgen

Die Abschreibungsfunktion muss in Ihrem Konto explizit aktiviert werden, um sie nutzen zu können. Bitte kontaktieren Sie support@billwerk.com, um die Funktion freizuschalten.

Aufgrund erhöhter Anfragen nach einer Funktion uneinbringliche Forderungen in einem Kundenvertrag abschreiben zu können wurde das Write-Off Feature implementiert.

Der Begriff Abschreibung ist in der Finanzwelt bekannt. Er ist definiert als ein buchhalterischer Vorgang, der den Wert einer uneinbringlichen Forderung, die im Hauptbuch erfasst ist, verringert oder aufhebt.

Hinweis: Eine steuerliche Abschreibung ist eine verbuchte Vermögensminderung, die in der Steuererklärung als Abzug geltend gemacht werden kann. Ein anderes Beispiel wäre die Zerstörung eines Firmengebäudes durch natürliche Ursachen. Es wird abgeschrieben, um das Gebäude aus den Büchern zu entfernen, da der Vermögenswert nicht mehr gültig ist.

Die Abschreibung gilt auch für uneinbringliche Forderungen, die in billwerk verwaltet werden.

Einzelwertberichtigung vs. Abschreibung

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie als Händler auf Kunden reagieren können, die offene Forderungen über einen längeren Zeitraum nicht bezahlen. In der Buchhaltung können zwei verschiedene Methoden angewandt werden.

Einzelwertberichtigung - wird nur angewandt, wenn noch eine Chance besteht, dass der Schuldner die Forderung begleicht.
Steuerkonten sind bei diesem Verfahren nicht betroffen. Der Wert der Forderung wird auf der Grundlage der verbleibenden Zahlungswahrscheinlichkeit angepasst, aber sie wird nicht als uneinbringliche Forderung gezählt.

Abschreibung - wird als letzter Schritt durchgeführt, wenn keine realistische Chance besteht, dass der Kunde die Forderungen begleichen wird. Sie dient dazu, Ihre Konten am Ende auszugleichen. Auf diese Weise erhalten Sie einen besseren Überblick über die noch offenen Forderungen. Das Steuerkonto ist vom Abschreibungsprozess betroffen. Steuern, die für eine Forderung von Ihnen gezahlt wurden, werden erstattet.

In billwerk wird nur die Abschreibung, nicht die Einzelwertberichtigung unterstützt.

Mit unserer Abo-Verwaltung können Sie Mahnungen und Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden verschicken. Dies geschieht in der Annahme, dass der Kunde die offenen Forderungen bezahlen wird. Sollte dies nicht der Fall sein, bietet billwerk eine einfache Lösung, um die Forderung in einem letzten Schritt abzuschreiben. Die Ausbuchung von Forderungen kann erst dann erfolgen, wenn Sie in einem ordnungsgemäßen Verfahren sichergestellt haben, dass keine realistische Chance besteht, dass der Kunde seine Forderungen begleicht.

Hinweis: Aus buchhalterischer Sicht ist der Prozess, der vor einer endgültigen Abschreibung durchlaufen werden muss, unabhängig von billwerk mit Ihrem Steuerberater auf der Grundlage Ihres Geschäftsmodells zu definieren und zu vereinbaren. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie unsere Abschreibungsfunktionalität nach Rücksprache mit dem Steuerberater nutzen.

Die folgende Abbildung beschreibt die Erstellung einer Forderung und deren Ausbuchung aus Sicht der Buchhaltung:

ss16de.PNG
Abb.1 Entstehung und Abschreibung von Einnahmen in der Buchhaltung

  1. Immer wenn ein Ertragskonto eine Forderung erzeugt, wird gleichzeitig eine Steuer darauf erhoben. Um zu vermeiden, dass Steuern für etwas gezahlt werden, das nie verbraucht wurde, werden die Forderungen abgeschrieben, um sie zu korrigieren. 
  2. Wenn sicher ist, dass vom Forderungskonto nichts erhalten wird, werden die Einnahmen auf das Konto für uneinbringliche Forderungen verschoben. Das Steuerkonto wird um den abgeschriebenen Betrag korrigiert.

Abschreibung in billwerk

Sind die Voraussetzungen für eine Ausbuchung auf Ihrer Seite erfüllt, gibt es weitere Dinge zu beachten, wenn Sie billwerk für eine Ausbuchung nutzen wollen. 

billwerk sieht die Abschreibung als eine abschließende Maßnahme im Vertrag, nachdem Sie sicher sind, dass Sie kein Geld mehr für die offenen Forderungen an den Kunden bekommen. Bei der Abschreibung eines Vertrages werden alle offenen Forderungen zum gleichen Zeitpunkt ausgebucht.
Aufgrund der buchhalterischen Voraussetzungen ist es beispielsweise nicht möglich, einen Vertrag abzuschreiben, während noch neue Rechnungen erstellt werden. Daher haben wir die folgenden Voraussetzungen geschaffen, die in einem Vertrag erfüllt sein müssen, bevor die Ausbuchung durchgeführt werden kann: 

billwerk's Voraussetzungen

  • Der Vertrag hat ein Enddatum und wurde bereits vollständig abgerechnet
  • Der Vertrag hat offene Forderungen
  • Das Buchungsdatum der Abschreibung liegt im aktuellen Monat oder früher
  • Das letzte Rechnungsdatum muss vor dem Buchungsdatum der Abschreibung liegen

Wenn Sie eine Abschreibung vornehmen, können Sie ein Buchungsdatum wählen, an dem diese in der Buchhaltung ausgeführt werden soll. Wenn Sie zum Beispiel am Ende eines Monats alles abschreiben wollen, können Sie das Datum entsprechend wählen. 

Nachdem ein Vertrag abgeschrieben wurde, kann er nicht mehr reaktiviert werden. Sie können ihn weder aktualisieren noch die Abschreibung rückgängig machen. Wenn ein Kunde Ihren Dienst weiterhin nutzen möchte, nachdem Sie seinen Vertrag abgeschrieben haben, können Sie ihm nur dann wieder Zugang gewähren, wenn Sie einen neuen Vertrag anlegen. Sollte ein Kunde eine abgeschriebene Forderung dennoch zahlen, kann die Abschreibung in Ihrer Buchhaltung rückgängig gemacht werden oder Sie können die Zahlung verwenden, um manuell einen neuen Vertrag zu beginnen. 

Einzelverträge vs. mehrere Verträge

Wir haben die Abschreibung auf Vertragsebene implementiert. Je nach Anzahl der Verträge, die abgeschrieben werden sollen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit der Abschreibungsfunktion zu verfahren:

  • Einzelvertrag - Sie haben die Möglichkeit einen einzelnen Vertrag abzuschreiben
    • via UI
    • via API
  • Mehrere Verträge - Sie haben die Möglichkeit mehrere Verträge auf einmal abzuschreiben
    • via UI
ss15de.PNG
Abb. 2 Abschreibungsoptionen

 

Anwendungsfall für Einzelverträge

Anlegen neuer Kunden

Wie lege ich einen Kunden an?

Anlegen eines neuen Vertrags

Wie lege ich einen Vertrag an?

Zahlung erfassen

Wir können nun sehen, dass der Vertrag erstellt wurde. Im Vertragskonto in den Vertragsdetails wird eine Rechnung ausgewiesen. Simulieren wir, was als nächstes passiert, indem wir eine Zahlung hinzufügen. 

ss17de.PNG

  1. Gehen Sie zur Dropdown-Liste Aktion durchführen in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Ext. Zahlung/Erstattung erfassen.
  2. Um eine Zahlung zu simulieren, müssen Sie Daten wie Buchungsdatum (25/03/22) und Betrag (89,25 EUR) in die entsprechenden Textfelder eingeben. Drücken Sie die Schaltfläche OK.
  3. Die erstellte Zahlung 1 wird mit der ausgeglichenen Rechnung in das Vertragskonto aufgenommen. 

ss19de.PNG

Rechnung manuell erstellen

In dieser Stelle müssen wir die Zukunft simulieren, um zu zeigen, was mit dem Abonnement passiert, wenn wir manuell eine weitere Rechnung hinzufügen. 

Wie kann ich einem Kunden eine einmalige, manuelle Rechnung stellen?

Abschreibung

Wie schreibe ich uneinbringliche Forderungen in Einzelverträgen ab?

Wie kann man eine Abschreibung in mehreren Verträgen gleichzeitig vornehmen?

Auswirkungen

  • auf Daten in Reportings
    • Abgeschriebene Forderungen gelten in billwerk weiterhin als Umsatz
    • Abgeschriebene Forderungen sind weiterhin in den Reports über offene Posten enthalten, so dass Sie wissen, dass es einmal eine vom Kunden zu zahlende Forderung gab.
    • In den meisten Reports wurde eine neue Spalte hinzugefügt, die offene Posten oder Einnahmen enthält und angibt, ob/wie viel von der Forderung abgeschrieben wurde
  • auf passive Rechnungsabgrenzungsposten
    • Alle verbleibenden passiven Rechnungsabgrenzungsposten in einem Vertrag werden zum Buchungsdatum der Abschreibung aufgelöst und in einer einzigen vorzeitigen Abgrenzungauflösung zusammengefasst, die am Ende des laufenden Buchungstextes mit "(Abschreibung)" gekennzeichnet wird. 
War dieser Beitrag hilfreich?
0 von 0 fanden dies hilfreich