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Was ist E-Invoicing?
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Als E-Invoicing wird das elektronische Versenden von Rechnungen bezeichnet, auch bekannt als elektronische Rechnungsstellung. In einigen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend. Vor allem im B2G-Bereich wird E-Invoicing laut EN 16931 vorausgesetzt.
Die Rechnungsdaten werden direkt in ein bestimmtes Format umgewandelt. Das verwendete Format ist häufig abhängig vom Land und ist meist XML-basiert. Über ein Netzwerk werden die Rechnungsdaten anschließend an das System des Rechnungsempfängers gesendet.
In Europa ist Peppol weit verbreitet. Peppol unterstützt die Richtlinie 2014/55/EU. In Deutschland wird häufig das Format ZUGfERD oder XRechnung verwendet. billwerk unterstützt alle gängigen Formate.
Die Vorteile des E-Invoicings ist der reduzierte Aufwand und Kosten bei der Bereitstellung der Rechnungen und die geringere Fehleranfälligkeit. Zusätzlich dazu können die Formate der elektronischen Rechnungen maschinell verarbeitet werden.
Voraussetzung
- Sie benötigen die e-Invoice receiver ID des Kunden.
- Sie benötigen die Buyer Reference des Kunden.
E-Invoicing konfigurieren
Mahnungen können nicht per E-Invoicing übermittelt werden.
Sie können für jeden Kunden individuell festlegen, ob Sie E-Invoicing anwenden möchten.
- Klicken Sie im Menü auf Kunden.
- Klicken Sie auf den Kunden, für den Sie e-Invoicing konfigurieren möchten.
- Um die Kundendetails zu bearbeiten, klicken Sie im Bereich Kontaktdaten auf das
-Symbol.
- Tragen Sie im Textfeld
- Tragen Sie im Textfeld Buyer's Reference die Kennung des e-Invoice-Empfängers ein.
- Legen Sie im Bereich Optionen die Versandmethode auf E-Invoicing-Status fest.
- Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
E-Invoice-Status überprüfen
Sie können den Status aller Rechnungen überprüfen, die per E-Invoicing versendet werden.
- Klicken Sie im Menü auf Logs.
- Klicken Sie im Bereich LOGS auf E-Invoicing-Status.
Ihnen werden die Status der Rechnungen angezeigt. Sie können die Ergebnisse filtern.
Der Status einer Rechnung wird ebenfalls in den Rechnungsdetails angezeigt.