Comment fonctionne le rapprochement des comptes?

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1. Aperçu général

Si vous utilisez Wirecard comme fournisseur de services de paiement, vous serez automatiquement informé par Wirecard des entrées des rétrofacturations via le fichier de l'importation de rapprochement. Si vous utilisez le nouveau Wirecard's API Elastic Engine, vous serez également automatiquement informé des rétrofacturations le fichier de l'importation de rapprochement.

Les fichiers correspondants sont récupérés quotidiennement par le billlwerk du serveur SFTP de Wirecard, sont lus et les informations contenues sont associées aux comptes de contrats correspondants et enregistrées.

Généralement, billwerk effectue automatiquement le rapprochement des comptes. Cependant, s'il y a des paiements entrants qui n'ont pas pu être attribués automatiquement, ces paiements peuvent être associés manuellement. Pour ce faire, allez dans "Activités > Rapprochement". Vous y verrez immédiatement tous les paiements entrants non assignés. Vous pouvez maintenant associer ou ignorer ces paiements.

2. Attribution manuelle du contrat

Pour assigner un paiement, cliquez sur "Associer" et recherchez ensuite le compte de contrat souhaité dans le menu. Vous avez maintenant deux options. Soit vous associez un paiement au compte du contrat, ce paiement modifie aussi le solde du compte du contrat, soit vous confirmez seulement un paiement "Non confirmé" dans le compte du contrat.

Pour effectuer l'assignation à un contrat, entrez le montant souhaité, si la totalité du montant doit être assignée ou bien un montant partiel et cliquez ensuite sur "Associer".

La transaction est désormais répertoriée sous la rubrique "Associé" et le paiement est enregistré sur le compte du contrat relatif.

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3. Assignation manuelle à une transaction de paiement non confirmée

Si vous souhaitez saisir un paiement pour un paiement existant non confirmé, procédez de la manière suivante:

Cliquez sur "Associer" et cherchez le contrat ou le client dans le champ de recherches. Le client qui a les paiements non confirmés doit apparaître.

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Sélectionnez ici une transaction de paiement (case carrée), et non (!) le bouton rond à côté du client, car le solde sera alors modifié, ensuite cliquez sur "Associer". Vous devez ensuite répéter cette opération pour tous les autres paiements.

Vous pouvez maintenant répéter ce processus pour tous les paiements que vous voulez associer.

4. Problèmes lors de l'importation du fichier de rapprochement

Si le fichier de rapprochement n'a pas pu être lu automatiquement, la raison la plus probable c'est le mot de passe expiré pour l'accès au serveur SFTP de Wirecard. Contactez directement votre administrateur de compte Wirecard ou le service d'assistance Wirecard et réinitialisez le mot de passe. Créez un nouveau mot de passe dans Wirecard et enregistrez-le dans vos paramètres de paiement. Pour ce faire, allez dans "Paramètres > Paiement > Paramètres de paiement > Wirecard", appuyez sur l'icône "Modifier" et saisissez votre nouveau mot de passe dans la zone "Importation de rapprochement".

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La prochaine fois que vous récupérerez les fichiers le lendemain matin, tous les fichiers qui n'ont pas encore été téléchargés seront importés dans billwerk:

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