La fonctionnalité pour effectuer clôture mensuelle
Une clôture de fin de mois dans billwerk permet de clôturer une période comptable qui encore ouverte à la gestion comptable. billwerk est le principal système de génération des écritures. Toutes les écritures exportées par nous sont également importées dans la comptabilité.
Le logiciel de comptabilité est le système principal pour la clôture mensuelle. Après que la clôture mensuelle y a été effectuée, billwerk n'est pas autorisé à exporter des écritures dans le mois clôturé.
La procédure correcte pour effectuer la clôture de fin de mois se déroule de la façon suivante:
- Exportation de billwerk de toutes les écritures qui doivent être clôturées. (How do I export my data for financial accounting with billwerk? section 3)
- De cette façon, toutes les écritures sont enregistrées dans billwerk.
- Importation des écritures dans le logiciel de comptabilité.
- Clôture de fin de mois dans le logiciel de comptabilité.
- Désormais, il n'est plus possible d'importer dans la comptabilité les écritures du mois précédent.
- Clôture de fin de mois dans billwerk
- Aucune nouvelle saisie ne sera exportée dans le mois précédent, car nous estimons qu'elle ne peut plus être importée dans le logiciel de comptabilité. Cela s'applique également aux brouillons, car ceux-ci ne sont pas encore exportés.
Pour effectuer une clôture mensuelle dans le système billwerk, allez dans "Activités">"Comptabilité"> "Clôture mensuelle".
Si aucune clôture mensuelle n'a encore été réalisée, aucune "Dernière date de clôture" n'est affichée. Sinon, vous verrez la date du dernier jour de la dernière période clôturée. La "Prochaine date de clôture" est la date du dernier jour du mois suivant non clôturé.
Si aucune clôture de fin de mois n'a encore été effectuée, la date du dernier mois précédent est affichée comme "Prochaine date de clôture". Si vous utilisez déjà votre billwerk compte depuis un certain temps et que vous effectuez une clôture de fin de mois pour la première fois, tous les autres mois précédents seront également clôturés.
Si la prochaine période à cloturer est le mois en cours, vous avez également la possibilité d'anticiper sa clôture. Dans ce cas, activez la case à cocher pour la clôture anticipée et effectuez la clôture de fin de mois.
Attention: une clôture de fin de mois effectuée ne peut pas être annulée!
Que se passe-t-il avec un mois clôturé?
Si un mois a été clôturé dans le système de billwerk, toutes les écritures non exportées qui se rapportent à ce mois sont comptabilisées le premier jour de la période suivante. En pratique, cela affecte généralement les rectifications des écritures qui se produisent lorsque les paramètres du compte sont modifiés.
Pour les écritures dont la date a été modifiée par une clôture de fin de mois, la date réelle de la transaction peut être utilisée pour déterminer quand l'écriture aurait été effectuée sans les restrictions de clôture de fin de mois. Cela peut être édité dans l'exportation comptable sous la forme d'une colonne supplémentaire ("IdealPostingDate"). En outre, vous verrez la date réelle de la transaction dans le journal des écritures.
Remarque: si vous souhaitez effectuer une clôture mensuelle pour la première fois, nous vous recommandons de générer d'abord les exportations en cours pour les périodes ouvertes. Cela signifie que tous les écritures pour la période à clôturer sont préalablement saisies.