Comment informer mes clients des commandes et autres événements par mail?

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Si vous souhaitez envoyer un e-mail à vos clients, par exemple après avoir effectué une commande ou lorsque leur carte de crédit a expiré, billwerk met à votre disposition une fonctionnalité qui vous permet de le faire.

Vous pouvez utiliser le système de notifications par mail pour définir des modèles de messages et les associer à des événements dans billwerk. Si l'événement se produit, le modèle de courriel est envoyé au client pour l'informer.

Modèles de courrier électronique

Vous pouvez gérer les modèles sous "Paramètres > Notifications par mail". Un nouveau modèle peut être ajouté via "Ajouter un modèle". Le bouton "Modifier" permet de modifier les modèles existants.

La fenêtre dans laquelle vous pouvez définir les propriétés du modèle d'e-mail s'ouvre:

Sélectionnez le "Type de modèle" en fonction de l'événement pour lequel le modèle doit être utilisé et définissez des noms pour le modèle.

Vous pouvez maintenant définir un sujet et le contenu du message. De nombreux placeholders sont disponibles pour créer le contenu. Vous trouverez des informations plus détaillées sur la fonctionnalité et l'utilisation des placeholders dans cet article. Les textes peuvent être traduits dans n'importe quelle langue. 

Pièces jointes

Avec le contenu du message, il est possible d'envoyer 5 pièces jointes au maximum.

Pour envoyer des pièces jointes, vous devez d'abord les télécharger dans billwerk dans la rubrique "Paramètres > Pièces jointes".

Sous "Ajouter une pièce jointe", vous pouvez sélectionner une pièce jointe via "Sélectionner". Vous pouvez également donner un nom interne à la pièce jointe.

La pièce jointe peut ensuite être utilisée en tant qu'un modèle de mail. Les pièces jointes sont ajoutées aux modèles de courrier électronique en bas du menu:

Événements

Une fois que vous avez créé un modèle de courriel, il peut être lié à un ou plusieurs événements sous "Paramètres > Notifications par mail".

Pour envoyer automatiquement un courriel au client pour l'un des événements, sélectionnez un modèle de courriel comme "Modèle par défaut" et enregistrez votre choix. Chaque fois que l'événement se produit, un e-mail correspondant sera envoyé au client. Pour désactiver la notification par mail pour l'un des événements, sélectionnez "sélectionnez s'il vous plaît". Les notifications par mail sont toujours envoyées à l'adresse enregistrée du client. La méthode d'envoi est toujours "e-mail", quel que soit le paramétrage du client.

Les événements suivants sont actuellement supportés:

  • OrderSucceded (Signup): Un nouveau contrat a été créé
  • OrderSucceded (UpDowngrade): Un contrat existant a été modifié
  • PaymentBearerExpring: La carte de crédit utilisée comme moyen de paiement dans un contrat expire dans un mois.
  • PaymentBearerExpired: La carte de crédit utilisée comme moyen de paiement dans un contrat a expiré.
  • ActivePhaseChanged (Ended): La phase normale d'un contrat est terminée. 
  • ActivePhaseChanged (TrialEndedInactive): Le contrat a pris fin après un essai sans passer à une phase normale.
  • ActivePhaseChanged (TrialEndedNormal): Le contrat est passé d'une phase d'essai à une phase normale.
  • ContractCancelled: Un contrat a été annulé.
  • TrialEndApproaching: La phase d'essai d'un contrat arrive à sa fin. Vous pouvez définir la période de temps avant la date de fin de la phase d'essai pendant laquelle la notification doit être envoyée. Vous trouverez les paramètres appropriés dans la configuration de l"offre.
    TrialEnd__En_.png
  • PaymentDataChanged: Les données de paiement d'un contrat ont été modifiées.

Commandes via l'API REST

Lorsque vous utilisez l'API REST pour créer des commandes, vous pouvez transmettre l'ID externe d'un modèle de message "EmailTemplatExternalId". Dans ce cas, une fois la commande terminée, le modèle sera rempli avec les données du client et du contrat et envoyé au client. Lors de la transmission d'un EmailTemplatExternalId, les paramètres de l'événement dans l'interface utilisateur de facturation sont ignorés pour cette commande afin d'éviter l'envoi de deux confirmations.

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